E-factura – sistem obligatoriu de facturare electronică

Proiectul „E-factura – sistem obligatoriu de facturare electronică“ a fost demarat în luna martie 2020 de către Ministerul Finanțelor și Agenția Națională de Administrare Fiscală, cu scopul de a eficientiza colectarea impozitelor și taxelor, vizând în principal îmbunătățirea și consolidarea gradului de colectare a TVA și prevenirea evaziunii fiscale.

Acest sistem ar putea deveni obligatoriu la nivel generalizat, cel mai devreme începând cu 1 ianuarie 2024, pentru toate tranzacțiile între firmele stabilite în România. Dacă acum această obligativitate există doar pentru cei ce comercializează bunuri considerate cu risc fiscal ridicat și pentru cei care derulează tranzacții cu instituții publice, din 1 ianuarie 2024 poate interveni această obligativitate pentru toate companiile.

Legislația națională care va aduce clarificări în ce privește data și modalitatea exactă de aplicare, se lasă deocamdată așteptată.

Ce este factura electronică?

Factura electronică este factura emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică și automată de către sistemul RO e-Factura.

Cum se pregătesc companiile pentru trecerea la e-Factura?

Pasul 1: Obținerea unui certificat digital calificat (semnătura electronică) de la furnizori autorizați pentru emiterea de certificate digitale calificate. Acest certificat va sta la baza înregistrării în Spațiul Privat Virtual (SPV).

Pasul 2: Înrolarea în Spațiului Privat Virtual, “locul” desemnat pentru depunerea/primirea facturilor electronice, și a comunicărilor din partea ANAF privitor la obligațiile fiscale, acte administrativ fiscale etc. Această înrolare în SPV poate fi făcută doar în calitatea de reprezentant legal, împuternicit sau reprezentant desemnat, cu mențiunea că oricare ar fi calitatea celui înrolat, acesta va avea acces la toate datele eliberate de ANAF pentru acel contribuabil. Deocamdată drepturile nu pot fi restricționate în funcție de calitatea deponentului.

Pasul 3: Obținerea dreptului de acces la serviciul de depunere on-line a declarațiilor fiscale, prin depunerea formularului 150 prin SPV, sau la ghișeul Agenției Naționale de Administrare Fiscală.

Pasul 4: Pentru înregistrarea în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura în relațiile comerciale cu alți operatori economici (B2B) se va complete electronic și se va transmite on-line Formularul 084 Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura /renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura. Formularul poate fi completat și transmis de către operatorul economic sau de împuternicitul /reprezentantul legal /reprezentantul fiscal. Odată îndeplinită această formalitate, operatorul economic va fi înscris în Registrul RO e-Factura începând cu data de 1 a lunii următoare exercitării opțiunii.

Care este modalitatea de transmitere a facturii electronice prin intermediul platformei RO e-Factura?

Operatorul economic emitent trebuie să pregătească factura conform formatului XML predefinit. Ulterior, emitentul se va conecta la SPV (Spatiul Virtual Privat), va accesa secțiunea Factura electronică / Trimitere factură și va încărca fișierul în Sistemul RO e-Factura. Iar ca urmare a încărcării acestui fișier, va primi un număr de referință a operațiunii pentru verificări ulterioare.

Având în vedere că odată ce se va trece către e-Factura la nivel generalizat, e-Factura va deveni singurul exemplar care să susțină deducerea TVA. Devine foarte importantă implementarea e-Factura dintr-o perspectivă de soluție IT în cadrul tuturor companiilor . Pentru cei care nu au această posibilitate Ministerul Finanțelor pune la dispoziție pe site-ul său o aplicație web pentru RO-eFactura.

Cum va funcționa e-factura?

Sistemul RO e-Factura a fost a creat, dezvoltat și este administrat la nivel național de Ministerul Finanțelor.

În cadrul acestui sistem, factura electronică elaborată de emitent în conformitate cu anumite standarde europene, este primită, verificată și i se aplică sigiliul Ministerului de Finanțe dacă aceasta este corect întocmită. Ulterior destinatarul facturii este notificat pe e-mail că poate descărca factura, dacă și-a exprimat această opțiune de notificare.

Data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronica este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul RO e-Factura.

Obiecțiile destinatarului cu privire la factura primită pot fi făcute prin transmiterea către emitent a unui mesaj prin intermediul sistemului Ro e-Factura. Corecțiile asupra unei facturi cu sigiliul Ministerului de Finanțe nu mai sunt permise, astfel corecțiile care vor fi efectuate vor presupune emiterea altor documente, și nu modificarea celor deja transmise și validate.

Care sunt avantajele pentru operatorii economici?

• Reducerea costurilor de imprimare sau taxe poștale pentru transmiterea facturilor;
• Reducerea costurilor legate de stocare a facturilor;
• Evitarea întârzierilor și a costurilor legate de procesarea facturilor în contabilitate;
• Și nu în ultimul rând scăparea de stresul prezentării “originalului’’, deoarece “originalul” îl reprezintă fișierul căruia i s-a aplicat semnătura electronică a Ministerului Finanțelor, și se află întotdeauna la dispoziția operatorului economic.

Principalul dezavantaj al utilizării RO e-Factura ar fi posibilitatea de a se îngreuna relațiile economice, prin apariția de blocaje care țin de întârzieri în ajungerea facturii la destinari, deoarece destinatarul nu primește factura până când aceasta nu este verificată și confirmată ca fiind în regulă de către Ministerul Finanțelor Publice.

Totuși, acest proces ar trebui să poată fi supus automatizării, astfel încât facturile să poate fi verificate și transmise rapid.

Așadar, este posibil să existe întârzieri semnificative între momentul transmiterii facturii către Sistem și comunicarea acesteia către destinatar.