Semnături avansate vs. calificate în relațiile de muncă

Legislația muncii permite în acest moment ca orice document dintre angajat și angajator să fie semnat electronic, prin intermediul unei semnături calificate sau avansate.

Cele două tipuri de tehnologii au din punct de vedere tehnic caracteristici diferite și asigură niveluri distincte de securitate și recunoaștere legală:

• semnătura calificată este echivalentul implicit al semnăturii olografe, recunscuta în orice stat din UE;
• semnătura avansată are o recunoaștere limitată, fiind necesară dovedirea ei.

Conform OUG nr. 36/2021, actele de muncă pot fi semnate atât cu semnătura electronică avansată, cât și cu cea calificată. Statul acordă în domeniul relațiilor de muncă valoarea de semnătură olografă și semnăturilor avansate, însă această recunoaștere se aplică exclusiv pe teritoriul României.

Semnăturile avansate se emit în baza unui certificat digital simplu, iar, pentru ca aceste semnături avansate să poată fi valide și opozabile, cei care le folosesc trebuie să poată demonstra că modalitatea tehnică prin care au emis aceste semnături respectă toate cele patru cerințe detaliate de Regulamentul eIDAS:

• fac trimitere exclusiv la semnatar;
• permit identificarea semnatarului;
• sunt create folosind date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate folosi, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său; și
• sunt legate de datele folosite la semnare, astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată.

Semnăturile electronice avansate pot fi emise de state sau organizații private, iar ele nu au implicit valoare legală, aceasta trebuind să fie dovedită.

Semnăturile electronice calificate sunt un tip de semnătură avansată, care prin felul în care sunt emise (cu ajutorul unui certificat calificat și a unui dispozitiv calificat de emitere a semnăturii), asigură implicit că cele patru condiții sunt îndeplinite atât la momentul semnării, cât și ulterior. Aceste două instrumente suplimentare (certificatul calificat și dispozitivul calificat de emitere a semnăturii) asigură o legătură directă și indubitabilă între identitatea reală și identitatea electronică a unei persoane, astfel că aceste tipuri de semnături electronice asigură implicit valoare legală și sunt considerate echivalentul semnăturilor olografe, nemaifiind necesare alte dovezi suplimentare care să ateste acest lucru. Semnăturile calificate sunt emise doar de furnizori calificați de servicii de încredere, listați într-un registru european, iar semnăturile calificate sunt recunoscute ca echivalent al semnăturilor olografe oriunde în UE.

Pe scurt, orice semnătură calificată este avansată, însă nu și orice semnătură avansată este calificată. În timp ce, pentru semnătura calificată, modul ei de emitere asigură implicit, fără nicio urmă de dubiu, că semnatarul este cel care a și semnat documentul respectiv, nemaifiind nevoie de alte dovezi, același lucru nu se întâmplă în cazul semnăturii avansate, pentru acest tip de semnare fiind necesare dovezi suplimentare că acea semnătură avansată aparține cu adevărat persoanei care apare ca semnatar.

Semnătura electronică în relațiile de muncă, din perspectiva companiilor

• angajatorii pot opta să utilizeze oricare dintre cele două tipuri de semnături electronice (avansată sau calificată);
• indiferent de tehnologia folosită, este necesar să obțină și acordul salariaților pentru utilizarea acestui mod de semnare de la distanță a actelor de muncă;
• paptul că în Codul muncii e specificată posibilitatea de a folosi semnătura electronică în raporturile de muncă, nu obligă nici pe angajator, nici pe angajat să o folosească;
• un angajator va putea folosi cu unii dintre angajați semnătura electronică și cu alții va putea continua să folosească semnătura olografă, neexistând niciun impediment să le folosescă concomitent.

In concluzie, companiile ar trebui să facă o analiză atentă și detaliată a celor două tehnologii de semnare, pentru că riscurile nu sunt distribuite în mod egal din perspectiva gradului de securitate și încredere. Dacă la folosirea semnăturilor calificate, există o sumă de elemente care certifică semnătura respectivă, asumate de furnizorul de certificate calificate , în cazul celor avansate, sunt necesare măsuri de precauție suplimentare pe care firmele însele trebuie să și le ia și să și le asume.